Resumen Módulo #2

¿Por qué los datos son importantes para la Organización?

Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma. Es indispensable combinar la tecnología de la información con el modo de hacer los procesos o negocios, dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no tomar las decisiones correctas. Las empresas y las organizaciones,  ya no funcionan de la misma forma que antes. Los procesos de administración, así como los servicios, se han vuelto más dinámicos y complicados.  

Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas, pues estos pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir información.

En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas. Las empresas deben tener modernos sistemas de información, administración y operación para que prosperen y sobrevivan en los mercados internacionales. De igual forma, los directivos y los mandos medios de las empresas muchas veces necesitan disponer de información rápidas, pues deben tomar decisiones importantes, que no pueden esperar y, por ello, requieren de sistemas fáciles y efectivos que proporcionen diferentes tipos de datos e informaciones, con el mayor detalle y de la mejor manera posible.

Existen tipos de empresa, para las cuales la gestión y preservación de los datos resulta imprescindible además de crítica como son: Agencias gubernamentales, compañías de seguro, Bancos, entre otros. La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los ejecutivos encargados de la toma de decisiones, la información necesaria que les sirva para confirmar la validez de las estrategias que se están siguiendo. Una gestión ineficiente de la información en una organización, puede conducir a su pérdida, a una escasa definición de los canales y conductos por donde debe circular, la fuga de información de carácter estratégico para los objetivos de negocio y a la proliferación de múltiples fuentes de información, que pueden producir confusión en el receptor.

Las tecnologías… han mejorado la calidad en la información?

Las tecnologías son un medio para el almacenamiento de los datos y la gestión de éstos es medida por las empresas en términos de costo, velocidad y capacidad. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información y ofrecer así un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. La información se mueve a través de redes, como por ejemplo una red LAN, en donde se pueden encontrar servicios como el correo electrónico o mensajería interna dentro de la organización. Igualmente la información circula en redes más amplias como Internet.

Pienso que SI,  las tecnologías han mejorado la calidad de la información. El Estado y muchas dependencias, así como empresas y organizaciones  han aprovechado las nuevas tecnologías para mejorar la calidad de los servicios que prestan a los usuarios o ciudadanos, se han creado nuevos canales de comunicación y han apostado por mejorar la transparencia de la información que transmiten, utilizando las redes sociales, el internet, etc.

Las empresas están comenzando a darse cuenta de la importancia de "saber qué es lo que saben" y de hacer el mejor uso de este conocimiento. Si en la organización no se realiza una adecuada gestión del conocimiento se podría producir una fuga de talentos, la subutilización de potencial en el recurso humano y en general, un debilitamiento organizacional por ende en la gestión de la información y un estancamiento; esto la limitaría en cuanto a su competitividad frente a otras organizaciones.

El conocimiento está siendo reconocido como el más importante activo de la empresa por lo que se están enfocando en cómo adquirirlo, retenerlo y administrarlo y sobre cómo combinar estos elementos para hacer a la empresa más competitiva. El reto de aplicar el conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace aún más desafiante. Se necesita invertir en el capital humano porque a pesar de los avances en la inteligencia artificial, no puede decirse aún que se tenga una máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente. Los hechos demuestran que las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos tipos de actividades, los computadores lo son para otras.

La relación entre la organización  y su sistema de información es directamente proporcional y de creciente interdependencia, cuando los sistemas de información cambian, la organización y las personas que en ella trabajan, deben cambiar y actualizarse al ritmo de la nueva tecnología. Esto hace que los sistemas de información deban estar actualizados constantemente, pero igualmente facilita la tarea, puesto que por medio de la Web, se puede acceder a cualquier tipo de información en cualquier parte del mundo.

La relación entre datos, información y conocimiento

Es importante diferenciar los conceptos “información” de “conocimiento” y su vinculación con el “dato”. El dato es aquello que da origen a toda posibilidad de información y conocimiento, siendo un elemento descontextualizado de poco valor en sí mismo, son un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real.  Por sí mismo, no dan “un por qué” de las cosas y por sí mismo no tiene ninguna relevancia o propósito. La información es un dato dotado de relevancia y utilidad. Para obtener información es necesario aplicar algún tipo de transformación o procesamiento sobre los datos. Convertir datos en información es un proceso que genera valor, aporta relevancia, genera algo nuevo que se desconocía. Para que la información se transforme en conocimiento, las personas deben hacer todo el trabajo para que se produzca dicha transformación, la cual se realiza a través de comparación, consecuencias, conexiones y conversación. El conocimiento está vinculado con una facultad cognitiva exclusiva y propia de los seres humanos.

La importancia de los sistemas de información

Su propósito es lograr perfeccionar los procedimientos, las formas en que se desarrolla la organización. Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de decisiones en las organizaciones; esta información debe ser sencilla, clara, veraz, precisa, consistente y fácil de analizar e interpretar.

Los datos y la información pueden encontrarse a través de las TIC.  Información es el significado asignado a los datos por convenciones del conocimiento. El conocimiento es un factor determinante en la organización actual, es una capacidad humana y se deriva de la información. Se puede decir que es un don, y es un talento.

Un gran desafío  para las empresas es lograr que el conocimiento adquirido, se propague hacia toda la organización, de manera que el aprendizaje individual se transfiera y transforme en aprendizaje organizacional, logrando que el conocimiento esté disponible para todos los miembros de la empresa que lo necesiten, en forma oportuna. Muchas decisiones equivocadas han sido resultado de informaciones insuficientes o mal procesadas. Un sistema de información debe cumplir con tres papeles esenciales en la organización: El respaldo de las operaciones empresariales, el respaldo a la toma de decisiones gerenciales y el respaldo a la ventaja competitiva estratégica.

Además de estos roles, existen otros parámetros en los sistemas de información, que hay que tomar en cuenta como son: la Retroalimentación y el Control; la retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. A partir de ella, se logra el control del sistema de información, para que se tomen las medidas de corrección, con base a la información o recurso que lo retroalimenta. En cuanto al control,  un sistema de información debe incluir un sistema de control básico que incluya: un estándar para lograr un desempeño aceptable, un método para medir el desempeño actual, un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar y un método de retroalimentación.

Los sistemas de información son sistemas sociotécnicos, Aun cuando están compuestos por máquinas, dispositivos y tecnología física, requieren importantes inversiones sociales, organizaciones e intelectuales para funcionar de manera adecuada.  El estudio de los sistemas de información, se constituye como un campo multidisciplinario. Existen dos grandes enfoques que los gobiernan: El Técnico y el Conductual. El enfoque Técnico pone de relieve los modelos basados matemáticamente, como la tecnología física y las capacidades formales de estos sistemas. El enfoque Conductual es una parte importante de los sistemas de información y concierne a aspectos de conducta que surgen en el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información y como estos afectar a las personas que trabajan en la organización. Estos dos enfoques guardan una estrecha relación ya que gracias  conductual, aspectos como la integración estratégica de la empresa, diseño, implementación, uso y administración, pueden explorarse con éxito, por medio de los modelos aplicados en el técnico.

Tendencias de los Sistemas de Información

Las principales actividades básicas de un sistema de información son: Entrada, Proceso, Almacenamiento y la Salida. Para comprender las tendencias de los Sistemas de Información y en general el de las TIC en la organización, debemos entender qué es un proceso: Es   un orden especificado de actividades de trabajo a lo largo del espacio y el tiempo, con un principio, un fin y entradas y salidas claramente especificadas: una estructura para la acción.

Las organizaciones están viviendo un cambio en el paradigma de desarrollo de sus sistemas de información.  En cuanto a las tendencias basadas en proceso e información tenemos que  se enfatiza en el proceso como dimensión dominante: consumen, generan y transforman información, cumpliendo un conjunto de reglas corporativas de gobierno.  Y en relación a la información se considera al proceso como operación que se “dispara” como resultado de un cambio de la información. Los procesos quedan ocultos en las diferentes aplicaciones de software.

Algunas de las Principales tendencias tecnológicas transversales son:

• Interoperabilidad. Una de la más importante en la actualidad. Permite que los diferentes sistemas puedan ser integrados y, por tanto, realicen operaciones e intercambien datos entre sí. De esta forma, el uso de software propietario o de fuentes abiertas para las diferentes aplicaciones deja de ser un aspecto crítico, siempre y cuando dichos sistemas estén preparados para inter-operar.

• Gestión de identidades. Permite poder generar informaciones atendiendo a su perfil, establece la información.

• Arquitecturas orientadas a servicios. Es un nuevo concepto de concebir el software.

• Soluciones basadas en web. Tiene que ver con los nuevos servicios a través del internet.

• Acceso inalámbrico a servicios.

• Redes sociales.

Desde el punto de vista empresarial los sistemas de información pueden clasificarse de acuerdo a la función y estas deben apoyar las actividades e cada uno de los niveles, según lo tratado en  éste segundo módulo tres tipos que son: (TPS) Sistemas de apoyo a las decisiones estratégicos (Nivel gerencial y altos ejecutivos); Apoyo a la toma de decisiones gerenciales; y Apoyo a las operaciones. En el Sistema Transaccional es donde un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. El sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. El sistema de soporte a decisiones se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa.  El sistema de decisión ejecutiva esta tecnología es utilizada por los gerentes,  ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su mejor rendimiento.

Los Sistemas de Gestión Académica

Las Tics hoy forman parte de la vida universitaria ordinaria y es que las Tics han venido   ha propiciar nuevas formas para generar, gestionar y transmitir el conocimiento y el saber; así como nuevas formas de administrar los recursos y sus relaciones con sus usuarios directos y con la sociedad en general. Las Tics permiten acceder de manera fácil, directa y segura a todos los sistemas de información universitarios de acuerdo con su perfil y nivel de acceso específicos.

Ya vemos  como los sistemas de gestión académica universitaria,  aportan las informaciones acerca de los procesos internos que realizan, los créditos de los estudiantes, y los datos que resultan necesarios a la institución y su relación con la sociedad, a través de la web. Por otro lado, la constante evolución de la tecnología, los avances en el segmento de la telefonía y el desarrollo tecnológico han traído consigo la consolidación del acceso inalámbrico a servicios universitarios a través de ordenadores portátiles o smartphones. También se ha  desarrollado una   integración de las redes sociales en el ámbito universitario con el propósito de acercar el mundo de la universidad a la sociedad.