Resumen de la Primera Clase

Maestría en Gestión Académica

Asignatura: Sistema de Información y Gerencia de Servicios Académicos

Facilitador: Etanislao De la Cruz, Msc.

Resumen de la Primera Clase: Sábado 20/4/2013

Para iniciar el reporte de mi experiencia en esta primera clase, se hace justo y necesario partir del propósito general, plateado por el Dr. De la Cruz para su asignatura…”El objetivo del curso es que los participantes en la maestría  de Gestión pueda incrementan sus conocimientos, aptitudes y habilidades en el uso de la tecnología de la información para un mejor desempeño en su función laboral en la administración y dirección de empresas”, porqué partir de aquí?, porque desde la primera asignación de tarea, ya podemos decir que se ha logrado: la pasión de aprender a usar la tecnología de la información (E-mail, Blog), recordar conocimientos en desuso, la seguridad de poder usarlo, apoyada en compañeros con más experiencia en este mundo., otra de las razones de comenzar por el propósito ha sido, el poder asumir e identificar la importancia del uso de esta estrategia (Blog, comunidad) no sólo para nuestro desempeño como gerente educativa, sino también en nuestra labor como docente.

Como todo buen facilitador las reglas hay que ponerlas claras desde el primer momento y es por ello que el Dr. De la Cruz, así comenzó sobre la metodología a seguir, la cual comenzó muy coherente con ella desde su charla magistral, investigación, inicio de la bitácora personal, participación individual hasta la presentación de videos reflexivos, porque con ello se completa la educación integral que buscamos desarrollar todos los docentes (Ser Humano-Su esencia). La valoración al esfuerzo debe ir en la misma medida en que se trabaja, de ahí que los criterios también fueron planteados claramente, como son Participación personal, Estudios de caso, Análisis de ensayo, Exposición de temas y blog,   Bitácora de contenido,  Análisis del tema de Experto y Trabajo de Investigación. No puedo dejar de resaltar el recordatorio que nos hace el Dr. Etanislao como aspectos fundamentales para llevar eficientemente la presente asignatura y toda la Maestría, en relación a nuestra responsabilidad como maestrante… “Es necesario dedicarse debidamente en sus estudios, ser respetuosos de los plazos y ser perseverante en todo momento, son aspectos fundamentales para llevar eficientemente la presente asignatura y toda la Maestría”…

Explicar por qué son tan indispensables los sistemas de información en las empresas actuales es como empieza  a desarrollarse el contenido: “El rol de los Sistemas de Información (SI) en los negocios globales actuales”.

 La exposición se inicia definiéndose el concepto de Sistema y  se define como el conjunto de elementos interrelacionados diseñados para alcanzar un objetivo. El mundo cambia a toda máquina.En el  mundo se han registrando muchos cambios, pero en el ambiente de negocio los que más lo han incidido son: Surgimiento de la economía global, Transformación de las economías y sociedades industriales y de los negocios empresariales, así como, el surgimiento de la firma digital.

Los avances en tecnologías de la información permiten nuevos procesos de negocios.  Mientras tanto, las corporaciones se vuelven cada vez más globales a medida que se extienden  hacia todos los rincones del mundo, con la rapidez y la transparencia que les permiten estos avances tecnológicos. Las tecnologías de la información representan un recurso cada vez más importante en los negocios,  ya que  ellas son aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información computarizada que una empresa requiere, para alcanzar los objetivos de negocios.

La tecnología de la Información está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que dirigen,  han tenido que insertarse en el uso de ellas cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones;  es por ello que la función de la tecnología de la información en los procesos de las empresas, las ha ido transformando de diferentes manera, como son el incremento en inversiones de tecnologías, nuevos estilos de publicidad en los medios de comunicación, nueva legislación de seguridad de contabilidad y sobre todo han tenido que incrementar la forma de dar respuestas rápidas a los clientes (economía FedEx).

Las empresas de hoy en día utilizan los sistemas de información para transformarse en organizaciones más competitivas y eficientes, utilizando medios digitales para realizar prácticamente todos los procesos de negocios. La utilización de tecnología para el manejo y procesamiento de la información, específicamente la captura, transformación, almacenamiento, protección, y recuperación de datos e información, ha alcanzado niveles de uso y aplicaciones tan diversas, que se ha convertido en una gran área de impacto en todos los aspectos de la vida cotidiana,  incluyendo la gerencia de cualquier empresa, en la cual hoy   se podría decir es casi indispensable.

Existe una creciente interdependencia entre la capacidad de una empresa para utilizar tecnología de información y su capacidad para implementar estrategias corporativas y lograr metas corporativas. Porqué invierten las empresas en  sistemas de información?  Para conseguir seis objetivos estratégicos de negocios: Permiten oportunidades de globalización, excelencia operativa, nuevos productos; servicios y modelos de negocios, buenas relaciones con clientes y proveedores, mejores toma de decisiones, ventaja competitiva y  sobre todo la supervivencia. Los sistemas de información permiten a la empresa incrementar sus ingresos o reducir sus costos al proporcionar información que ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones y mejorar la realización de los procesos de negocio.

 La información Vs Datos

Si un sistema de información  se define como “Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”. Se deben diferenciar  dos términos que son: Datos e Información. Los datos son secuencias de hechos en bruto y representan eventos, actividades ocurridos en las organizaciones. Mientras que la información se entiende como los datos que se han modelado de una forma significativa y útil para la organización (datos procesados).

Existen tres actividades que producen las informaciones que necesitan las empresas para tomar decisiones,  estas son: Entrada, Procesamiento y Salida. La entrada se refiere a la captura de los datos en bruto tanto desde su interior como desde fuera de ella; el procesamiento convierte esa entrada en algo más útil; y la salida transfiere esta información procesada a las personas que la usarán o a las actividades para las cuales se utilizarán. Los sistemas de información también requieren de una retroalimentación, la cual se refiere a la salida que se devuelve al personal de la organización para ayudarle a evaluar o corregir algo en la parte de la entrada.

Para comprender los sistemas de información se deben entender, las dimensiones que garantizan la eficiencia en  las organizaciones como son: Su Organización; La Administración y la Tecnología. A esta comprensión de los sistemas es lo que se llama, conocimiento de los sistemas de información. Así mismo podemos indicar que entre la organización y la Tecnología de la información existen una serie de factores mediadores que intervienen, entre los que podemos mencionar: Entorno, Cultura organizacional, Estructura, Procedimientos estandarizados, Procesos de negocios, Políticas, Decisiones administrativas,  Casualidades.

Las organizaciones empresariales son estructuras jerarquizadas que consisten en tres niveles principales,     donde se refleja muy claramente la división del trabajo estos son: La alta dirección toma las decisiones estratégicas más importantes relacionadas con productos y servicios y garantiza el desempeño financiero de la empresa. La gerencia intermedia pone en práctica los programas y planes de la alta dirección y la gerencia de operaciones es responsable de supervisar las actividades cotidianas de la empresa. Los trabajadores de producción o servicios son quienes en realidad elaboran el producto y proporcionan el servicio.

Las principales funciones empresariales o tareas especializadas que las organizaciones desde una perspectiva funcional  llevan a cabo, son: 1) la separación de las funciones empresariales: Sistemas de ventas y marketing, la manufactura y la producción, las finanzas y la contabilidad, así como los recursos humanos. 2) Procedimientos empresariales únicos. 3) Cultura empresarial única. 4) Políticas organizacionales.

Las tecnologías de información pueden  desempeñar un rol preponderante para ayudar a los gerentes a diseñar y ofrecer nuevos productos y servicios y para rediseñar y cambiar el rumbo de las organizaciones. Los gerentes deben formular estrategias y responder a situaciones que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas en ellas.  Los gerentes detectan los retos de negocios en el entorno, determinan la estrategia de la organización para responder a esos retos, y asignan los recursos humanos y financieros para coordinar el trabajo y alcanzar el éxito. 

La tecnología de información es una de las herramientas que los gerentes deben utilizar para enfrentarse al cambio de hoy en sus empresas. El hardware de cómputo es el equipo físico utilizado para realizar las actividades de entrada, procesamiento y salida de un sistema de información. La tecnología de administración de datos consiste en el software que controla la organización de los datos en medios de almacenamiento físico. La tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones, que consta tanto de los dispositivos físicos como del hardware, enlaza las diversas piezas de hardware y transfiere los datos de un punto físico a otro. Todas estas tecnologías, junto a las personas que posea la capacidad para implementarlas y operarlas, representan el recursos idóneo para compartir en toda la organización y constituyen la infraestructura de tecnología de información de la empresa.

Desde una perspectiva empresarial, un sistema de información es un instrumento para crear valor. Los sistemas de información permiten a la empresa incrementar sus ingresos o reducir sus costos al proporcionar información que ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones o que mejora la realización de los procesos de negocios. Posicionan estratégicamente la empresa y aumentan la productividad.

Activos complementarios: Son los activos necesarios para obtener valor de sus inversiones primarias.Las empresas que apoyan las inversiones de tecnología con inversiones en activos complementarios reciben rendimientos superiores.  En los activos complementarios tenemos Inversiones organizacionales, Inversiones administrativas e Inversiones sociales.

El conocimiento de las dimensiones organizacionales y administrativas de los sistemas de información puede ayudarnos a comprender por qué algunas empresas obtienen mejores resultados que otras de sus sistemas de información.

Enfoques actuales de los Sistemas de Información

1.- El enfoque técnico de los sistemas de información: pone de relieve los modelos basados en las matemáticas para el estudio de los sistemas de información. Las disciplinas que contribuyen a éste enfoque son: ciencias de la computación, ciencias de la administración, y la investigación de operaciones.

2.-Enfoque conductual: se ocupa de aspectos conductuales. Aspecto como la integración estratégica de la empresa, diseño, implementación, uso y administración no se pueden explorar con éxito utilizando los modelos que se aplican en el enfoque técnico. Otras disciplinas conductuales como Psicología, economías, sociología,  aportan a éste enfoque.

Sistemas de información gerencial

Estos combinan el trabajo de las ciencias de la computación, las ciencias de la administración y la investigación de operaciones con una orientación práctica con aspectos conductuales.

Sus cuatro actores principales son:

•          Proveedores de hardware y software

•          Empresas de negocios

•          Gerentes y empleados

•          Entorno de la empresa (el contexto legal, social y cultural)

La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia. Es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.